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Politique sur la protection des renseignements personnels

Politique de Confidentialité

La présente Politique de confidentialité s’applique à la Compagnie mutuelle d’assurance Wawanesa (« Wawanesa »); elle intègre les dix principes relatifs à la protection de la vie privée énoncés ci-dessous.

Nous vous recommandons de consulter régulièrement cette politique pour savoir si des changements ou des mises à jour ont été apportés à nos pratiques de traitement des renseignements personnels.

Les définitions qui suivent s’appliquent à la présente Politique de confidentialité :

« Renseignements personnels » désigne tout renseignement associé à une « personne identifiable ». Ils comprennent les renseignements que vous nous avez fournis ou que nous avons recueillis auprès de sources tierces. Il peut s’agir du nom, de l’adresse, de l’âge, du sexe, de renseignements sur les biens dont vous êtes propriétaire et de renseignements médicaux.
« Groupe Wawanesa » désigne la Compagnie mutuelle d’assurance Wawanesa et ses filiales.

1. Responsabilité.

Wawanesa a mis en place des politiques et des procédures régissant le traitement des renseignements personnels qu’elle détient. Tous les employés de Wawanesa et tous les tiers prestataires de services à qui Wawanesa fait appel sont tenus de respecter et de protéger les renseignements personnels auxquels ils ont accès.

L’agent responsable de la protection de la vie privée de Wawanesa supervise les pratiques de la Compagnie en ce qui concerne l’utilisation, la collecte et la divulgation des renseignements personnels. Vous trouverez les coordonnées de notre agent responsable de la protection de la vie privée à la section Contactez-nous ci-dessous.

2. Détermination des finalités.

Wawanesa peut utiliser ou divulguer vos renseignements personnels aux fins suivantes :

  • Fournir et gérer les produits et les services que vous nous avez demandés.
    Nous utiliserons et divulguerons vos renseignements personnels afin de pouvoir vous fournir les produits et les services demandés et vous informerons de toute modification qui pourrait y être apportée.
  • Évaluer votre demande.
    Nous utiliserons et divulguerons certains de vos renseignements personnels pour présenter des soumissions dans le cadre d’une nouvelle police d’assurance ou du renouvellement d’une police existante, évaluer votre demande d’assurance, traiter le renouvellement de votre police et souscrire une police.
  • Examiner et payer les réclamations.
    Nous utiliserons et divulguerons certains de vos renseignements personnels dans le cadre de l’examen des documents relatifs à votre réclamation, de la détermination du montant de l’indemnité à verser et du paiement de votre réclamation.
  • Confirmer votre identité, protéger la compagnie contre la fraude et gérer le risque.
    Wawanesa et d’autres organisations auxquelles nous avons communiqué vos renseignements personnels peuvent utiliser une partie de ces renseignements pour vérifier votre identité et pour détecter et prévenir toute tentative de fraude. Si des renseignements faux ou inexacts nous sont fournis et qu’une fraude est détectée ou soupçonnée, nous nous réservons le droit de divulguer certains de vos renseignements personnels à des organismes d’application de la loi, des enquêteurs ou des agences de prévention de la fraude; ces tiers, ou Wawanesa, peuvent stocker et utiliser ces renseignements à des fins d’enquête ultérieure et de tenue de dossiers.
  • Se conformer aux dispositions des lois et règlements, ou à d’autres fins autorisées par la loi.
    Nous utiliserons et divulguerons vos renseignements personnels pour nous conformer à nos obligations juridiques ou réglementaires en matière de détection et de prévention du blanchiment d’argent, du financement d’activités terroristes ou d’autres infractions criminelles, ainsi que pour communiquer avec les organismes de réglementation, défendre ou intenter une poursuite ou produire des rapports réglementaires. Cela pourrait impliquer la communication d’une partie de vos renseignements personnels à des tiers, des tribunaux, des organismes de réglementation ou des organismes d’application de la loi, dans le cadre d’enquêtes, de procédures ou d’enquêtes au Canada et à l’étranger.
  • Offrir des produits et des services susceptibles de vous intéresser.
    Nous pouvons utiliser et divulguer une partie de vos renseignements personnels pour vous présenter des produits et des services offerts par nous ou nos affiliés. Si vous ne souhaitez pas que Wawanesa ou ses sociétés affiliées communiquent avec vous pour vous présenter des offres de produits et de services, veuillez communiquer avec nous..
  • Comprendre les besoins de nos clients et élaborer des produits et des services sur mesure.
    Nous traiterons et analyserons vos renseignements personnels et ceux d’autres clients de Wawanesa et de ses filiales dans le but de mieux comprendre vos exigences et vos attentes en matière de produits, de services et de marketing, mieux comprendre la clientèle de Wawanesa et d’autres membres du Groupe Wawanesa et développer des produits et des services sur mesure qui seront offerts par Wawanesa et les autres membres du Groupe Wawanesa.
  • Exercer nos activités efficacement.
    Wawanesa négocie des contrats avec des tiers dans le but d’optimiser l’efficacité de certaines activités. Le principe 5 décrit les types de tiers auxquels nous communiquons vos renseignements.
  • Apporter des changements à nos activités.
    Nous pouvons divulguer une partie ou la totalité de vos renseignements personnels à un tiers ou à ses conseillers dans le cadre de la vente ou de la réorganisation d’une partie ou de la totalité des activités de Wawanesa ou d’une ou plusieurs de ses filiales, afin d’effectuer des examens de diligence raisonnable et analyser la vente ou la réorganisation proposée.
  • Communiquer avec vous.
    Nous pouvons utiliser certains de vos renseignements personnels pour communiquer avec vous par téléphone, par courriel, par la poste, par clavardage ou par message texte. Nous pouvons conserver des dossiers de notre correspondance avec vous. Nous pouvons également surveiller ou enregistrer des appels et d’autres interactions avec vous afin d’assurer la qualité du service et le respect des lois applicables et de nos procédures internes, ainsi qu’à des fins de détection, d’enquête et de prévention de la fraude ou d’autres activités criminelles.

Si nous établissons une nouvelle finalité à l’utilisation de vos renseignements personnels, nous mettrons à jour la présente politique pour en préciser la nature.

3. Consentement.

Lorsque vous présentez une demande de produit ou de service offert par Wawanesa, nous obtenons votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels, conformément à ce qui est énoncé dans le formulaire de demande et dans les autres documents que vous nous soumettez, ainsi que dans la présente Politique de confidentialité. Si vous souhaitez retirer votre consentement, veuillez communiquer avec nous. Veuillez noter que si nous sommes tenus de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels en raison d’une obligation légale, vous ne pouvez pas nous retirer votre consentement à cet égard. De plus, le retrait de votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de certains renseignements pourrait signifier que nous ne pouvons pas vous fournir les produits et services que vous nous avez demandés.

4. Limitation de la collecte de renseignements.

Nous ne recueillons que les renseignements personnels qui sont raisonnablement nécessaires à la réalisation d'une ou deux des finalités énoncées à la section 2 ci-dessus.

Par exemple :

  • Coordonnées.
    Nous recueillons des renseignements tels l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse électronique afin de pouvoir établir et maintenir le contact avec vous.
  • Renseignements au sujet d'autres personnes.
    Il se peut que nous ayons besoin de renseignements sur des tiers, par exemple les assurés supplémentaires, les bénéficiaires et les autres personnes liées à votre police d'assurance. Avant de nous fournir ces renseignements, vous devez obtenir l'autorisation de ces personnes et les informer de la manière dont nous utiliserons cette information.
  • Renseignements visant à prévenir la criminalité et la fraude.
    Nous recueillons des renseignements que vous ou des tiers nous fournissez pour établir votre identité (par exemple, permis de conduire, acte de naissance, passeport), ainsi que des renseignements connexes (par exemple, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique, signature) qui nous permettent de vérifier que vous n'êtes pas soupçonné d'avoir commis ou d'être la victime d'une fraude, d'une autre infraction criminelle ou d'une transaction douteuse et que vos données ne figurent pas sur la liste des personnes politiquement vulnérables ni sur les listes de sanctions émises par des gouvernements et des organisations intergouvernementales.
  • Renseignements financiers.
    Nous pouvons recueillir certains renseignements financiers afin de nous assurer de vous offrir les produits et les services les plus appropriés possible ainsi que pour évaluer votre demande et payer les réclamations.
  • Renseignements sur les biens dont vous êtes propriétaire.
    Nous recueillons des renseignements sur les biens dont vous êtes propriétaire, auprès de vous ou de tierces parties comme les autorités gouvernementales et municipales et des fournisseurs de services privés, afin de déterminer l'admissibilité et le prix de nos produits d'assurance, traiter les réclamations, détecter et prévenir la fraude et gérer notre risque.
  • Correspondance.
    Nous conservons la correspondance et les échanges entre vous et nous, y compris les lettres, les courriels, les commentaires obtenus par l'entremise des outils et des processus de rétroaction des clients et les enregistrements des appels téléphoniques pour lesquels vous avez été avisé que l'appel peut être enregistré, et ce, dans le cadre de la gestion de nos activités, de nos obligations réglementaires et de notre relation avec vous, ainsi qu'à des fins de formation, de détection et de prévention de la fraude et de gestion du risque.
  • Renseignements au sujet de votre appareil.
    Nous recueillons des renseignements concernant votre système d'exploitation, votre navigateur, vos applications logicielles, votre adresse IP, votre géolocalisation et votre cote de sécurité, de même que tout renseignement qui nous permet d'améliorer votre expérience en ligne, de détecter et de prévenir la fraude et de gérer le risque.
  • Renseignements relatifs à l'utilisation de notre site Web et de notre application mobile.
    Nous recueillons des données au sujet de vos activités et de vos habitudes de navigation sur nos sites Web, nos applications mobiles et les liens qui s'y trouvent, les éléments sur lesquels vous cliquez, les données des formulaires que vous téléchargez, ainsi que des données que nous obtenons par l'entremise d'outils Web (par exemple, les témoins, les pixels invisibles, le taggage), et ce, afin de mieux comprendre vos intérêts et vos besoins et être en mesure de mieux vous servir. Pour de plus amples renseignements sur l'utilisation des témoins, veuillez vous reporter à notre Politique relative à l'utilisation de fichiers témoins.
  • Information relative au repérage par courriel
    Nos courriels renferment une image invisible de la taille d'un pixel, unique à chaque campagne, et appelée « pixel espion ». Le pixel espion nous permet de savoir si les gens ont ouvert nos courriels et s'ils ont cliqué sur les liens qu'ils contiennent. Nous pouvons utiliser cette information pour déterminer lesquels de nos courriels présentent le plus grand intérêt pour vous et établir si les utilisateurs qui n'ouvrent pas nos courriels souhaitent tout de même continuer à les recevoir. Vos renseignements personnels peuvent faire partie de cette information. Le pixel est supprimé en même temps que vous supprimez le courriel. Si vous souhaitez que le pixel ne soit pas téléchargé sur votre appareil, réglez le format des messages que vous recevez de nous à « texte brut » plutôt qu'à HTML; vous pouvez également choisir de ne pas cliquer sur les liens que nous vous envoyons ou de vous désinscrire de la liste de nos envois par courriel.

5. Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation des renseignements.

Nous utiliserons ou communiquerons vos renseignements personnels uniquement aux finalités pour lesquelles ils ont été recueillis ou aux finalités décrites dans la présente Politique de confidentialité.

Nous communiquerons vos renseignements personnels aux organisations et aux finalités indiquées ci-dessous :

  • Application des règlements et de la loi.
    Dans les cas soupçonnés d'activité criminelle ou illégale, nous communiquerons vos renseignements personnels à des tiers, notamment les autorités de réglementation ou d'application de la loi et les organismes de lutte contre le blanchiment d'argent, le terrorisme et la fraude afin de détecter et prévenir la fraude, ou dans les cas où nous sommes autrement tenus de respecter une obligation légale qui nous a été imposée, comme dans le cas d'une ordonnance de tribunal.
  • Membres du Groupe Wawanesa.
    Nous échangerons des renseignements personnels entre les sociétés affiliées du Groupe Wawanesa à des fins de compilation, d'examen des statistiques et d'analyse, ainsi que pour satisfaire à nos obligations juridiques et réglementaires, dans le but d'élaborer et de vous offrir des produits et des services nouveaux ou différents, de nous assurer que les renseignements que nous avons à votre sujet sont exacts et de gérer notre relation avec vous.
  • Fournisseurs de services.
    Nous faisons appel à des sociétés affiliées au Groupe Wawanesa ou à des fournisseurs tiers pour fournir certains produits et services en notre nom ou pour être en mesure de vous offrir et de vous fournir nos produits et services. Ces fournisseurs tiers appartiennent aux catégories suivantes :
    • agents et des courtiers;
    • prestataires de services de souscription;
    • réassureurs;
    • experts en sinistres et des rédacteurs sinistres;
    • réparateurs de biens, notamment des ateliers de réparation de véhicules, des entrepreneurs en construction et des entreprises de nettoyage, d'assainissement ou de remise en état;
    • fournisseurs de biens ou de services de remplacement;
    • fournisseurs de soins de santé
    • spécialistes d'études de marché et de satisfaction de la clientèle;
    • fournisseurs de services d'entreposage et d'archivage de documents;
    • fournisseurs de services d'analytique et de traitement des données;
    • fournisseurs de services infonuagiques;
    • avocats et enquêteurs.
    Ces affiliés ou ces tiers reçoivent uniquement les renseignements dont ils ont besoin pour assurer les services visés par les contrats que nous avons signés avec eux. Ils ne sont pas autorisés à utiliser ou à communiquer vos renseignements personnels à des fins autres. Ces entreprises sont tenues par contrat de respecter les mêmes normes de confidentialité et de sécurité que celles auxquelles nous adhérons en matière de protection des renseignements personnels.
  • Vente ou restructuration des activités.
    De temps à autre, il peut arriver que nous vendions ou restructurions certaines parties de nos activités. Les renseignements personnels associés à toute partie des activités faisant l'objet d'une vente ou d'une restructuration seront examinés dans le cadre d'un processus de diligence raisonnable et, une fois la vente conclue et la restructuration terminée, ils seront transférés au nouveau propriétaire.
  • Transferts à l'extérieur du Canada.
    Étant donné le caractère international du traitement de l'information, nous communiquons parfois des renseignements personnels à des organisations situées à l'extérieur du Canada; par conséquent, il est possible que l'intégralité ou une partie de vos renseignements personnels soient transférés à l'étranger. Il se peut que les tiers auxquels nous transférons vos renseignements personnels se trouvent des pays où les lois sur la protection des renseignements personnels ne prévoient pas le même degré de protection que le Canada. Toutefois, quel que soit le pays concerné, nous établirons avec ce dernier un contrat l'obligeant à se conformer aux mêmes normes de confidentialité et de sécurité que celles auxquelles nous adhérons en matière de protection des renseignements personnels.

Les périodes de conservation des renseignements personnels sont établies en fonction de nos exigences opérationnelles et juridiques. Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des finalités auxquelles ils ont été recueillis, ainsi qu'à d'autres fins connexes admissibles. Par exemple, nous pouvons conserver des données et de la correspondance propres à une certaine transaction jusqu'à l'expiration du délai de présentation de réclamations relatives à cette transaction, ou pour nous conformer aux exigences réglementaires concernant la conservation de ces renseignements. Les renseignements personnels qu'il n'est plus nécessaire de conserver sont rendus anonymes ou détruits.

6. Exactitude.

Il est important pour nous de préserver l'exactitude, l'intégrité et la mise à jour de vos renseignements personnels. Si vous constatez des inexactitudes dans nos dossiers, ou si vos renseignements personnels changent, veuillez communiquer avec nous afin que nous apportions les changements nécessaires; des renseignements erronés ou désuets peuvent nous empêcher de communiquer avec vous et de vous offrir nos produits. Lorsque nous jugeons qu'il est approprié de le faire, nous informerons les fournisseurs tiers que des changements ont été apportés aux renseignements personnels que nous partageons avec eux.

7. Mesures de sécurité.

Nous utilisons tous un éventail de mesures de sécurité pour assurer la protection de vos renseignements personnels. Nous avons mis en place avec certains tiers fournisseurs de services des ententes et des contrôles en vertu desquels ceux-ci sont tenus de protéger les renseignements personnels que nous leur communiquons et de ne les utiliser qu'aux seules fins de fournir le service que nous leur avons demandé. Nous avons en place des contrôles physiques et technologiques appropriés au degré de sensibilité de vos renseignements personnels et nous formons nos employés sur l'importance de la protection des renseignements personnels.

Nous pouvons proposer des liens vers des sites de tiers ayant leurs propres politiques et leurs propres pratiques en matière de protection des renseignements personnels des clients. Si, en cliquant sur un lien, vous êtes redirigés vers un de ces sites de tiers, assurez-vous d'en lire la politique de confidentialité, car nous ne sommes pas responsables du contenu ou des pratiques des propriétaires ou des exploitants d'autres sites.

8. Transparence.

Il peut arriver que nous apportions des modifications à la présente Politique de confidentialité. S'il s'agit de changements importants et que nous avons votre adresse de courrier électronique, vous en serez informé par courriel, Dans le cas contraire, nous n'enverrons pas de courriel. Nous vous recommandons donc de consulter régulièrement la présente Politique de confidentialité. La Politique de confidentialité publiée à l'adresse https://www.wawanesa.com/canada/pip/about-privacy.html est toujours la version la plus récente.

Veuillez nous contacter si vous avez des questions auxquelles vous aimeriez que nous répondions au sujet de notre Politique de confidentialité.

9. Accès.

Si vous souhaitez accéder à vos renseignements personnels pour les examiner ou les vérifier, ou si vous souhaitez connaître les tiers auxquels nous les avons communiqués, vous devez nous en faire la demande par écrit. Nous aurons besoin de renseignements précis de votre part pour pouvoir effectuer la recherche et vous fournir les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Si nous ne sommes pas en mesure de fournir certains des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, nous vous en expliquerons le motif. Pour demander un examen ou une vérification de vos renseignements personnels, n'hésitez pas à communiquer avec nous.

10. Possibilité de porter plainte.

L'agent responsable de la protection de la vie privée de Wawanesa s'assure que la Compagnie est en conformité avec la présente Politique de confidentialité et avec toutes les lois et règlements régissant la collecte, l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels. N'hésitez pas à nous faire part de toute question ou préoccupation que vous pourriez avoir concernant la présente Politique de confidentialité, nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels ou le traitement de vos renseignements personnels. Si vous êtes préoccupés par la façon dont Wawanesa ou l'un de ses employés, fournisseurs ou agents traite vos renseignements personnels, n'hésitez pas à communiquer avec nous. Wawanesa examine et répond à toutes les demandes des clients concernant le traitement des renseignements personnels. Si vous trouvez la réponse de Wawanesa insatisfaisante, vous pouvez vous adresser au bureau de votre commissaire à la protection de la vie privée.

Contactez-nous.

N'hésitez pas à nous faire part de toute question ou préoccupation que vous pourriez avoir concernant la présente Politique de confidentialité, nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels ou le traitement de vos renseignements personnels.

Pour nous contacter :

Par courriel : privacy@wawanesa.com
Par la poste :
L'agent responsable de la protection de la vie privée
La Compagnie mutuelle d'assurance Wawanesa
191, ave. Broadway, Winnipeg, Manitoba R3C 3P1

Commissaires à la protection de la vie privée

Si vos renseignements personnels ont été recueillis, utilisés et/ou divulgués par Wawanesa :

Politique relative à l'utilisation de fichiers témoins (cookies)

Les "témoins" sont des ensembles de données qui sont envoyées entre un serveur et un navigateur Web pour faciliter l'utilisation du site Web par le visiteur et permettre au propriétaire du site de mieux comprendre comment un visiteur utilise son site Web. Différents types de témoins sont utilisés pour différentes activités. Nous utilisons trois types de témoins :

Les témoins « de session », aussi appelés « témoins temporaires » permettent au site Web que vous visitez de suivre vos déplacements d'une page à l'autre afin qu'on ne vous redemande continuellement pas les mêmes renseignements que ceux que vous avez déjà entrés dans le site. Les témoins de session vous permettent de parcourir rapidement et facilement de nombreuses pages d'un site sans qu'il soit nécessaire d'authentifier et de reprogrammer votre droit d'accès à chaque nouvelle zone du site que vous visitez. Ces témoins ne sont pas enregistrés sur votre disque dur et sont supprimés dès que vous fermez la session Ils ne recueillent aucune information personnelle pouvant être utilisée à des fins de marketing et ne gardent pas en mémoire les pages que vous visitez sur Internet.

Les témoins « persistants » permettent au site Web de garder vos renseignements et vos paramètres en mémoire pour vos visites ultérieures; ils nous permettent de mieux personnaliser votre utilisation de notre site Web grâce à une analyse des produits et des services que vous avez utilisés. Les témoins persistants sont stockés sur votre ordinateur.

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AM Best