Politique qui s’applique aux renseignements personnels des employés

Objectif de la politique de travail : La présente politique assure le respect des obligations réglementaires et de conformité énoncées dans les lois canadiennes sur la protection de la vie privée applicables.

Énoncé de politique de travail : La Compagnie mutuelle d’assurance Wawanesa, la Compagnie d’assurance-vie Wawanesa et ses filiales en propriété exclusive (« Wawanesa », « nous » ou « notre ») adoptent la présente politique qui s’applique aux renseignements personnels des employés – Canada (la « politique ») afin de se conformer aux lois canadiennes sur la protection de la vie privée. La politique s’applique uniquement aux candidats à un poste, aux employés ainsi qu’aux dirigeants et administrateurs de Wawanesa (« vous ») qui résident au Canada. La politique décrit les catégories de renseignements personnels (comme défini ci-dessous) recueillis par Wawanesa auprès de vous et les raisons pour lesquelles nous utilisons et divulguons ces renseignements personnels.

Renseignements personnels

Aux fins de la présente politique, on entend par « renseignements personnels » les renseignements concernant une personne identifiable. Les renseignements personnels concernant un employé ou un candidat à un poste peuvent être recueillis, utilisés, divulgués et conservés dans le cadre de la relation employé-employeur. Ils comprennent des renseignements que vous nous avez fournis ou qui ont été recueillis par nous par l’intermédiaire d’autres sources. Ils peuvent comprendre notamment votre nom, votre adresse résidentielle, votre adresse électronique, votre âge, votre sexe, les études que vous avez suivies, vos renseignements financiers et des renseignements sur votre santé.

1. Collecte de renseignements personnels

Nous pouvons recueillir les types de renseignements personnels suivants à votre sujet :

Renseignements d’identification

Nom légal et usuel, adresse postale, adresse électronique, date de naissance, numéro de téléphone, état civil, permis de travail, numéro d’assurance sociale, renseignements relatifs au compte bancaire en cas d’adhésion au dépôt direct

Catégories de renseignements personnels

Nom, signature, caractéristiques physiques ou description; adresse, numéro de téléphone, numéro de compte bancaire en cas d’adhésion au dépôt direct; renseignements relatifs à l’assurance maladie, numéro de permis de conduire ou pièces d’identité ou numéros d’identification délivrés par une autorité provinciale ou fédérale; adhésions à un ordre professionnel, permis ou certifications professionnels; études suivies ou antécédents professionnels

Caractéristiques

Date de naissance, langue maternelle ou préférée, état civil, renseignements personnels sur la santé, sexe et identité de genre

Activité sur Internet ou sur les réseaux

Historique de navigation, historique de recherche, adresse IP, identificateur de dispositif mobile, témoins, utilisation des ressources informatiques et des sites Web

Données de géolocation

Emplacement physique

Données audio ou visuelles

Enregistrements audio et vidéo, photos des employés, images ou photos permettant d’identifier des personnes

Renseignements professionnels ou liés à l’emploi

Antécédents professionnels dans l’entreprise actuelle ou dans celle de l’ancien employeur, évaluations du rendement, évaluations internes, communications et dossiers d’employé

Déductions tirées d’autres renseignements personnels

Profil reflétant les préférences, les caractéristiques, le comportement, l’attitude, l’intelligence, les capacités et les aptitudes de

2. Utilisation, divulgation, conservation

Wawanesa protège les renseignements personnels de manière appropriée compte tenu de la sensibilité de ces renseignements. Wawanesa applique des mesures de protection administratives, physiques et techniques adéquates et fait des efforts raisonnables pour prévenir la perte, l’usage abusif, ou la divulgation, la copie, la modification, l’élimination ou la destruction non autorisée des renseignements personnels, ou l’accès non autorisé à ceux-ci. Nous n’utiliserons ou ne divulguerons vos renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et de la manière indiquée dans la présente politique.

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous ou à votre sujet aux fins suivantes :

Évaluer si un candidat est autorisé à occuper un poste ou a les compétences requises pour le faire, y compris en effectuant la vérification des antécédents avant l’embauche;
Établir, gérer ou mettre fin à une relation de travail;
Communiquer avec vous;
Effectuer l’évaluation du rendement, déterminer et reconnaître le rendement;
Évaluer les compétences pour occuper un emploi ou réaliser une tâche en particulier;
Définir les requis en matière de formation et de perfectionnement;
Rassembler des preuves en vue de la mise en œuvre de mesures disciplinaires ou d’un licenciement;
Gérer la relation postérieure à l’emploi entre Wawanesa et la personne concernée;
Établir une communication en cas d’urgence (par exemple, avec la personne avec laquelle communiquer en cas d’urgence);
Administrer la paie et les avantages sociaux;
Gérer les invalidités (y compris les demandes liées au travail) et les mesures d’adaptation;
Organiser et gérer les événements parrainés par Wawanesa;
Développer et évaluer les programmes relatifs à la diversité;
Assurer la tenue de dossiers;
Rembourser des dépenses;
Réaliser des recherches, des analyses et assurer le développement des affaires, y compris pour élaborer et améliorer nos processus opérationnels et services commerciaux;
Élaborer, maintenir et améliorer notre site Web et nos services en lien avec votre emploi ou emploi potentiel;
Protéger la sûreté et la sécurité des employés de Wawanesa et maintenir la sécurité et l’intégrité de nos systèmes, de nos actifs et de nos installations;
Répondre aux demandes d’organismes d’application de la loi et se conformer aux lois et aux exigences réglementaires applicables en matière de travail et d’emploi, aux demandes d’autorités gouvernementales ou d’organismes de réglementation, ou à une ordonnance judiciaire;
Établir ou contester des revendications et accusations juridiques;
Assurer la sécurité ou la prévention et la détection de fraudes, d’activités illégales présumées ou avérées, ou de tout autre acte répréhensible, ou la réalisation d’enquêtes à ce sujet;
Demander l’avis d’avocats, d’auditeurs et d’autres professionnels.

Nous pouvons divulguer ou partager vos renseignements personnels avec les personnes suivantes :

Membres du Groupe Wawanesa (La Compagnie mutuelle d’assurance Wawanesa, Wawanesa Vie et ses filiales en propriété exclusive)
Nous pouvons partager vos renseignements personnels au sein du Groupe de compagnies Wawanesa afin de compiler et d’examiner vos renseignements liés à l’emploi et à d’autres fins d’analyse et à des fins juridiques et réglementaires, pour nous assurer que les renseignements que nous possédons à votre sujet sont exacts et pour gérer notre relation avec vous.
Organismes de réglementation et d’application de la loi.
Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels aux organismes de réglementation et d’application de la loi et aux organisations de lutte contre la fraude en cas de soupçon d’activité criminelle ou d’autre activité illégale afin de détecter et de prévenir la fraude ou lorsque nous sommes autrement tenus de satisfaire à une obligation légale qui nous a été imposée, comme dans le cas d’une ordonnance judiciaire.
Prestataires de services
Nous faisons appel à des prestataires de services tiers pour fournir certains services en notre nom, ce qui nous permet d’établir, de gérer et de maintenir notre relation de travail avec vous.

Nos périodes de conservation des renseignements personnels sont fondées sur nos besoins commerciaux et les exigences légales. Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour la ou les fins pour lesquelles nous les recueillons et toute autre fin connexe permise. Nous pouvons conserver certains renseignements pour nous conformer aux exigences réglementaires concernant la conservation de ces renseignements. Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, nous les rendons anonymes ou les détruisons.

3. Accès aux renseignements et questions

En règle générale, tout employé a le droit de consulter et de recevoir les renseignements personnels qui le, la, les ou iel concernent et qui sont contenus dans un dossier détenu par Wawanesa. Un employé peut également demander que les renseignements inexacts, incomplets ou équivoques à son sujet soient rectifiés et que les renseignements dont la collecte n’est pas justifiée par la finalité du dossier qui les contient soient supprimés.

Wawanesa répondra à toute demande d’accès et de rectification dans les 30 jours suivant la soumission de cette demande par écrit. Dans le cas où Wawanesa ne peut donner accès aux renseignements personnels ni les rectifier, elle en expliquera les raisons à l’employé concerné, sous réserve de toute restriction légale ou réglementaire, et donnera à cette personne la possibilité de former tout recours qui s’offre à elle.

Veuillez adresser vos demandes d’accès à vos renseignements ou vos questions au sujet de la présente politique à votre gestionnaire, à un représentant des Ressources humaines ou au Bureau de la protection de la vie privée de Wawanesa :

Par la poste :
La Compagnie mutuelle d’assurance Wawanesa
À l’attention de : chef de la Protection de la vie privée
191 Broadway, Winnipeg (Manitoba) R3C 3P1

Par courriel : privacy@wawanesa.com
Par téléphone : 1-844-241-0226

4. Révisions de la politique de confidentialité

Wawanesa peut de temps à autre apporter des modifications à la présente politique de confidentialité afin de refléter tout changement dans ses obligations légales ou réglementaires ou dans la manière dont nous traitons vos renseignements personnels. Nous communiquerons toute version révisée de la présente politique de confidentialité. Toute modification de la présente politique de confidentialité entrera en vigueur à partir du moment où elle sera communiquée, étant entendu que toute modification portant sur les raisons pour lesquelles nous recueillons, utilisons ou divulguons vos renseignements personnels ne s’appliquera pas à vous, lorsqu’une telle collecte, utilisation ou divulgation requiert votre consentement, tant que nous n’aurons pas obtenu votre consentement à cette modification. La dernière révision de la présente politique de confidentialité a eu lieu à la date d’entrée en vigueur indiquée ci-dessous.

5. Interprétation de la politique de confidentialité

Toute interprétation en lien avec la présente politique de confidentialité sera faite par le Bureau de la protection de la vie privée. La présente politique de confidentialité comprend des exemples, mais son application ne se limite pas à ces exemples. C’est pourquoi, aux fins de la présente politique, on comprend « y compris » comme « y compris, notamment ».

La présente politique de confidentialité ne crée pas de droits ni n’en confère à quelque personne que ce soit, ni ne confère à Wawanesa des droits ou lui impose des obligations autres que les droits et obligations énoncés dans les lois sur la protection des renseignements personnels applicables. S’il y a, dans un cas particulier, une contradiction entre la présente politique de confidentialité et ces lois sur la protection des renseignements personnels, la présente politique de confidentialité doit être interprétée, dans ce cas particulier, de manière à donner effet à ces lois sur la protection des renseignements personnels et à s’y conformer.