1-888-933-WAWA (9292)

  • Wawanesa Assurance >
  • Legal >
  • Brochure sur la Politique sur la protection des renseignements personnels

Brochure sur la Politique sur la protection des renseignements personnels

NOTRE ENGAGEMENT ENVERS NOS CLIENTS : PROTÉGER LA CONFIDENTIALITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La Compagnie mutuelle d’assurance Wawanesa s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels de ses clients, ces derniers comprenant les assurés, les anciens assurés, les demandeurs de souscription ou d’indemnités et les personnes engagées dans une demande de règlement. Depuis 1896, nos clients nous accordent leur confiance pour leurs besoins en assurance. Il est d’une importance primordiale pour nous de respecter un niveau élevé d’intégrité. Depuis le 1er janvier 2004, la Loi sur la protection des renseignements personnels s’applique aux opérations des compagnies d’assurance. Cette législation, qui définit les droits des clients et les devoirs de la compagnie eu égard à la protection des renseignements personnels, donne force de loi aux pratiques en matière de confidentialité dans le secteur de l’assurance dommages, pratiques que nous suivons. Notre engagement est de garantir la protection des droits de la protection des renseignements personnels tels qu’ils sont définis dans toutes les lois pertinentes.



NOS PRINCIPES EN MATIÈRE DE CONFIDENTIALITÉ

1. Responsabilité : Nous avons confié à une personne, le Senior Vice President and Chief Risk Officer de notre compagnie, la responsabilité d’assurer que nous utilisons de manière appropriée les renseignements personnels qui sont en notre possession.

2. Détermination des finalités : Nous déterminons les finalités pour lesquelles des renseignements personnels sont recueillis, avant ou au moment de leur collecte.

3. Consentement : Nous procéderons à la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels uniquement avec votre consentement et votre autorisation en toute connaissance de cause, dans les conditions reconnues par la loi.

4. Limitation de la collecte de renseignements : Nous procéderons uniquement à la collecte de renseignements personnels qui sont nécessaires aux finalités que nous avons déterminées.

5. Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation des renseignements : Nous n’utiliserons ni ne divulguerons vos renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si vous donnez votre consentement ou si la loi l’exige. Les renseignements personnels seront conservés aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des finalités déterminées.

6. Exactitude des renseignements : Les renseignements personnels seront aussi exacts, complets et actualisés qu’il est nécessaire aux fins de leur utilisation.

7. Mesures de protection : Des mesures de sécurité appropriées à la nature des renseignements personnels seront mises en œuvre pour assurer la protection de ceux-ci.

8. Transparence : Nous mettrons à la disposition de toute personne les renseignements spécifiques relatifs à nos politiques et nos pratiques en matière de gestion des renseignements personnels.

9. Droit d’accès : Sur demande, toute personne sera informée de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels la concernant et pourra avoir accès à ces renseignements. Toute personne a aussi la possibilité de contester l’exactitude et l’état complet des renseignements et pourra y faire apporter les corrections appropriées.

10. Possibilité de porter plainte : Toute personne peut contester la conformité aux principes énoncés ci-dessus auprès du Senior Vice President and Chief Risk Officer de notre compagnie qui a pour responsabilité de s’assurer que nous sommes en conformité avec ces principes.

Ces principes sont énoncés plus en détail dans notre Politique sur la protection des renseignements personnels.

 

COLLECTE, UTILISATION ET DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous procédons à la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels afin de vous fournir la protection d’assurance que vous avez demandée, ou dans le cas d’une demande de règlement, les dommages-intérêts auxquels vous avez droit. Pour cela, nous utilisons vos renseignements personnels aux fins suivantes : communiquer avec vous; souscrire les risques avec prudence; faire des enquêtes et régler des sinistres; détecter et prévenir la fraude; offrir et fournir des produits et services répondant à vos besoins; compiler des statistiques et agir conformément aux exigences de la loi ou dans les conditions autorisées par la loi (les « finalités déterminées »).

Nous adoptons une perspective globale en ce qui concerne les finalités déterminées. En d’autres termes, nous ne recueillons pas des renseignements personnels uniquement eu égard à une de ces finalités (par ex., souscrire une police). Nous recueillons des renseignements personnels pour l’ensemble de ces finalités de sorte que, dans les faits, vous pouvez vous attendre à ce que, même si nous pouvons initialement utiliser les données recueillies pour la souscription de polices, ces données peuvent être utilisées ultérieurement aux fins de réclamations, et inversement.

Nous recueillons uniquement les renseignements personnels dont nous avons besoin afin de vous fournir la protection d’assurance que vous avez demandée et d’administrer les demandes de règlement à votre sujet. Le type de renseignements personnels que nous détenons dépend de la nature des affaires traitées et ils peuvent comprendre : le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, la date de naissance, la situation de famille, la profession, les dossiers médicaux et de santé, les avoirs, les dettes, le revenu, la cote de solvabilité, les antécédents en matière de crédit et de paiements ainsi que les renseignements relatifs au fait si un crédit a été prolongé ou refusé, les antécédents en matière d’assurance et de réclamations et le dossier de conduite. Nous utilisons de tels renseignements uniquement pour la réalisation des finalités déterminées. Dans le cadre de la collecte de renseignements, il se peut occasionnellement que nous ayons à prendre des photos, ce qui peut permettre au service des réclamations ou des souscriptions de mieux vous servir relativement aux finalités déterminées.

En nous fournissant, ou à votre courtier, vos renseignements personnels, nous considérons que vous agissez en toute connaissance de cause et comprenez que nous procédons à la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements pour la réalisation des finalités déterminées.

Étant donné la nature du secteur de l’assurance dommages, le consentement peut être implicite dans certaines circonstances. Par exemple, nous fournissons parfois des assurances ou apportons des modifications aux polices existantes par téléphone, sous forme de courtes notifications ou avec peu de documents écrits. Dans de telles circonstances, il est impossible d’obtenir votre consentement écrit explicite. Dans certains cas, vous pouvez donner votre consentement au nom d’une autre personne. Par exemple, lorsqu’une personne fait une demande d’assurance en son propre nom et en celui de membres de sa famille, elle consent à la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements à son sujet et à celui des personnes concernées même si ces dernières ne sont pas présentes au moment de déposer la demande. En traitant avec nous pour des questions relatives à l’assurance, nous pouvons raisonnablement conclure que vous consentez implicitement à la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels conformément aux finalités déterminées.

Vous pouvez retirer votre consentement en donnant un préavis raisonnable, sous réserve de restrictions légales et contractuelles. Tout retrait de votre consentement peut avoir pour conséquence que nous soyons dans l’incapacité de vous fournir le produit ou le service demandé. Si vous souhaitez retirer votre consentement, vous devez communiquer avec le vice-président régional de la succursale Wawanesa qui vous a émis la police (ces renseignements sont indiqués dans les déclarations de la police) afin de comprendre la portée d’un tel retrait et si vous choisissez de le faire de donner le préavis exigé.


PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Vos renseignements personnels sont traités de manière strictement confidentielle. Nous avons mis en place des mesures de sécurité physiques, électroniques et procédurales afin de protéger vos renseignements personnels contre tout accès non autorisé. Nous examinons nos politiques et pratiques, surveillons nos réseaux informatiques, soumettons nos systèmes de sécurité à des tests et surveillons si nous sommes en conformité avec les lois pertinentes afin de nous assurer de la protection de vos renseignements personnels. Nous limitons l’accès à vos renseignements personnels aux employés qui doivent connaître ces renseignements afin de vous fournir les produits ou services demandés. En outre, tous nos employés sont liés par une politique de confidentialité. Nous conservons les renseignements personnels uniquement pendant le temps nécessaire ou pour répondre aux exigences juridiques, réglementaires ou fiscales.

Dans certaines situations propres au secteur de l’assurance dommages, nous devons divulguer des renseignements personnels conformément aux pratiques d’assurance prudentes. Par exemple, dans le cadre du processus de traitement des souscriptions, il se peut que nous ayons à transmettre des renseignements personnels à d’autres compagnies d’assurances, y compris des compagnies de réassurance, qui partagent les risques. Il se peut que nous recueillions des renseignements personnels auprès de services d’information, comme CGI Information Systems and Management Consultants Inc., ou leur en transmettions à des fins de souscription, de règlement des sinistres, de classification et de tarification. Les compagnies de réassurance et les services d’assurance sont tenus de respecter la législation relative à la protection de la vie privée à laquelle nous devons aussi nous conformer. Il se peut que nous ayons à transmettre des renseignements personnels aux entreprises qui fournissent des biens et des services aux compagnies d’assurance et à leurs clients, comme les experts en sinistres, les évaluateurs, les ateliers de réparation et les fournisseurs de traitement et de stockage de renseignements. En outre, il se peut que nous ayons à divulguer des renseignements personnels à des intermédiaires en assurance comme les courtiers d’assurance. Nous transmettrons à ces fournisseurs de services exclusivement les renseignements personnels nécessaires à la prestation des services et à la condition qu’ils protègent la confidentialité des renseignements qui leur sont divulgués.

Dans le cas où un fournisseur de services se trouve sur un territoire de juridiction étrangère, il est lié par les lois du pays concerné qui peuvent exiger la divulgation de renseignements personnels aux tribunaux et aux organismes responsables de l’application de la loi ou de la sécurité nationale.

Nous ne mettons pas vos renseignements personnels à disposition d’organisations affiliées comme les filiales sans votre consentement.



ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Vous avez le droit de déposer une demande écrite pour avoir accès aux renseignements personnels à votre sujet qui sont en notre possession et y faire apporter des corrections. Vous devez adresser votre demande à notre Senior Vice President and Chief Risk Officer, à l’adresse indiquée ci-dessous. Nous répondrons à votre demande dans les trente (30) jours ou vous informerons si le traitement de votre demande nécessite plus de temps.

Dans certaines situations, nous n’avons juridiquement pas le droit de vous donner accès aux renseignements personnels à votre sujet. Par exemple, nous n’avons pas le droit de vous donner accès aux renseignements personnels à votre sujet si cette démarche est susceptible de vous donner accès aux renseignements d’une tierce personne ou à tout autre renseignement de nature confidentielle. Si tel est le cas, nous vous informerons des raisons, sous réserve de toute restriction juridique.

Il se peut que nous exigions des frais pour vous donner accès aux renseignements personnels à votre sujet; toutefois, nous vous informerons auparavant de leur montant approximatif.

S’il est démontré que les renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, nous apporterons les modifications nécessaires.



PLUS D’INFORMATION ET CONTACT

Si vous avez des questions (y compris des questions concernant la collecte de renseignements personnels par notre compagnie ou la collecte, l’utilisation, la divulgation ou le stockage de renseignements personnels par des fournisseurs de services à l’extérieur du Canada pour notre compte) ou des plaintes à formuler au sujet de nos politiques ou procédures en matière de renseignements personnels, veuillez communiquer avec le responsable de la conformité en matière de protection des renseignements personnels.

Senior Vice President and Chief Risk Officer
Compagnie mutuelle d’assurance Wawanesa
900-191 Broadway
Winnipeg, Manitoba R3C 3P1

Si vous déposez une demande ou une plainte et n’êtes pas satisfait des résultats, vous pouvez les contester en vous adressant par écrit au Président de notre compagnie, à l’adresse 900-191 Broadway, Winnipeg (Manitoba) R3C 3P1, et demander que votre cas soit reconsidéré. Wawanesa s’engage à entamer un dialogue avec vous le plus rapidement possible. Si votre cas n’est toujours pas réglé à votre satisfaction, vous pouvez vous adresser au Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée :

Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée du Canada,
112. rue Kent
Ottawa (Ontario) K1A 1H3

 

Cliquez ici pour retourner à la page d’accueil avis sur la protection des renseignements personnels